Ieri condividevo sulla pagina facebook di questo blog (https://www.facebook.com/quandoilprocessoetelematico) un articolo di un altro blogger (http://www.processociviletelematico.eu/2013/07/atti-e-sentenze.html) sul concetto di originali e copie degli atti nell’era della telematica. Nell’era della telematica sostanzialmente non esiste più alcuna differenza tra l’originale e copia, o meglio esiste un unico documento originale riproducibile un numero infinito di volte e che non necessita di alcun tipo di asseverazione di conformità.

Nella pratica cerchiamo di analizzare quello che succede al giorno d’oggi nell’ufficio di un magistrato. Ad oggi i magistrati redigono le sentenze, ordinanze e decreti mediante strumenti informatici e, al momento di firmarle, possono percorrere due strade, ovvero stamparle e firmarle con firma autografa o, in alternativa, firmarle digitalmente mediante la consolle del magistrato.

L’articolo 15 del DM 44/2011, così come modificato dal D.M. 15.10.12 n. 209, prevede che:

1. L’atto del processo, redatto in formato elettronico da un soggetto abilitato interno e sottoscritto con firma digitale, e’ depositato telematicamente nel fascicolo informatico.

2. In caso di atto formato da organo collegiale l’originale del provvedimento e’ sottoscritto con firma digitale anche dal presidente.

3. Quando l’atto e’ redatto dal cancelliere o dal segretario dell’ufficio giudiziario questi vi appone la propria firma digitale e ne effettua il deposito nel fascicolo informatico.

4. Se il provvedimento del magistrato e’ in formato cartaceo, il cancelliere o il segretario dell’ufficio giudiziario ne estrae copia informatica nei formati previsti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 34 «e provvede a depositarlo nel fascicolo informatico, apponendovi la propria firma digitale» vi appone la sua firma digitale, ove previsto.

Nel primo caso viene dunque formato un file, firmato digitalmente, che viene depositato nel fascicolo informatico e costituisce a tutti gli effetti l’originalissimo della sentenza o del provvedimento.

In molti tribunali il caso previsto dal primo comma sta diventando la normalità, vista la evidente praticità del sistema, con il non trascurabile vantaggio del deposito della sentenza contestualmente alla firma.

Stando alla lettera dell’articolo 15, questo file viene depositato nel fascicolo informatico, fascicolo informatico di norma accessibile ai soggetti del processo mediante le rispettive consolle (magistrato e cancelliere) e punti di accesso (avvocati).

Quando il processo non era telematico la sentenza, invece, veniva depositata all’interno del fascicolo cartaceo accessibile agli avvocati, sia per estrarre copie uso studio (per le quali nella prassi di molti Tribunali non sono necessari diritti di copia), sia per estrarre copie conformi o esecutive (per le quali devono essere corrisposti diritti di copia), oppure semplicemente per visionarla senza estrarre alcuna copia.

Nel documento cartaceo, infatti, è possibile in maniera piuttosto agevole verificare la regolarità e la stessa esistenza della firma. Potremo quindi effettuare questa verifica semplicemente recandoci in tribunale per visualizzare l’originale del documento senza dover pagare alcun diritto di copia.  Nel documento informatico, invece, utilizzeremo un software che, attraverso una procedura di verifica, ci fornirà tutte le informazioni su quel certificato di firma digitale e potremo conoscere agevolmente la paternità, l’autenticità ed integrità del documento e della stessa firma.

Una sentenza  della Suprema Corte e precisamente la n. 17204, depositata il 21 luglio 2010, ha sancito che la sentenza non sottoscritta dal giudice è affetta da nullità assoluta ed insindacabile a meno che non sia stato inserito uno specifico riferimento all’impedimento del magistrato impossibilitato a firmare.

Diventa dunque fondamentale per l’avvocato poter accedere all’originalissimo della sentenza per verificare l’effettiva esistenza di quest’ultimo requisito.

Nel processo telematico, come si è detto, la sentenza firmata digitalmente viene inserita nel fascicolo informatico ed è (o quantomeno dovrebbe) essere accessibile, tanto alla cancelleria (che dovrà essere in grado di poter rilasciare copia cartacea certificando l’effettiva conformità ad un originale, in questo caso telematico), tanto all’avvocato mediante il proprio punto di accesso.

Nei convegni e nei corsi, ho sempre sottolineato l’importanza di verificare tutti gli atti del processo firmati digitalmente, confidando che, tale funzionalità di download dei provvedimenti del giudice nella loro versione originale firmata, fosse accessibile a tutti.

Scopro invece dall’articolo citato in premessa che il:  “documento depositato con firma digitale, o meglio ancora, la busta depositata, non è di per se accessibile ne dalla cancelleria, ne dai giudici, ne tramite il portale del ministero (il PST).”

In verità, tale dato di fatto, rappresenta solo una conferma su un sospetto confermatomi da più fonti, ma, la magra consolazione, è che i pdf visualizzati dai cancellieri e tramite PST, contengono una “coccardina” stampata su una banda laterale in formato testo, contenente una riproduzione grafica del certificato firma.

Sulla base del predetto file i cancellieri rilasciano dunque copie conformi ad un originale che non potranno mai visualizzare, mentre l’avvocato, pur potendo verificare la genuinità del documento originale firmato digitalmente dal giudice, non può ne notificarlo direttamente e ne stamparlo e certificarne la conformità ai sensi dell’art 23 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

A titolo di esempio riportiamo il  secondo comma dell’articolo 643 del codice di procedura civile che, in ordine alla notificazione del decreto ingiuntivo, prevede che Il ricorso e il decreto sono notificati per copia autentica a norma degli articoli 137 e seguenti.

Sempre grazie al blogger citato in premessa, apprendo che “i documenti con firma digitale vanno reperiti o via web service in forma diretta o via PDA tra quelli che consentono un accesso completo alle informazioni disponibili in termini concreti e pratici dal lontano 2007 (a  fronte del servizio realizzato, ma, non applicato del 2004).”

Sarebbe dunque ora di estendere il servizio a tutti, in primis cancellieri e magistrati per consentire, soprattutto, ai primi di rilasciare copie realmente conformi.

E’ di oggi però la notizia di un orientamento diverso da parte della DGSIA, che ha diramato questa mattina il comunicato che si trascrive:

Si informa che l’operazione di Download Documento riportata al paragrafo 3.1 (Elenco consultazioni fascicolo informatico) della Documentazione Servizi Web v1.5 verrà modificata al fine di non consentire il download della copia originale del documento; si interverrà quindi sul parametro original. L’originale del documento informatico sarà disponibile quando verrà completato l’intervento relativo al rilascio telematico delle copie autentiche previo pagamento dei diritti dovuti.
Rimarrà pertanto unicamente la possibilità di scaricare la versione PDF del documento privo della (eventuale) firma digitale.
La modifica verrà rilasciata a breve e verrà installata sul territorio entro il 19 luglio prossimo.
Verrà inoltre aggiornata di conseguenza la suddetta documentazione.

Al di là delle evidenti confusioni tra i concetti di originali e copie in ambito informatico, che si riscontrano nel comunicato, ne consegue che, se questo provvedimento dovesse essere confermato, dal 19 luglio prossimo, il legittimo diritto dell’avvocato di accedere al fascicolo informatico senza oneri verrà sospeso a tempo indeterminato, ovvero fino a quando non si troverà un modo di far pagare un imprecisato diritto di copia.

Rimarranno infatti disponibili, gratuitamente e senza alcun pagamento di diritti di copia, solo le semplici versioni pdf dalle quali non sarà evidentemente possibile verificare la genuinità del documento, con la conseguenza di doverci “fidare” dei controlli automatici dei sistemi informatici del Ministero della Giustizia.

Peraltro è opportuno rilevare che, se le determinazioni della DGSIA dovessero permanere, verrebbe allo stato inibito l’accesso anche a tutti gli atti processuali inviati dagli avvocati telematici, con la aberrante conseguenza, di impedire all’avvocato avversario di verificare la genuinità degli atti di causa e della stessa procura alle liti.

Ebbene quest’ultimo elemento, non è certo di poco conto, poichè nelle aule di giustizia, le eccezioni sulla validità della procura alle liti sono all’ordine del giorno e, pensare che queste eccezioni potrebbero essere sostenute solo dietro pagamento di un diritto di copia, porterebbe senza alcun dubbio alla violazione dello stesso diritto alla difesa costituzionalmente garantito.

Va rilevato inoltre che, allo stato, la funzione di richiesta copie all’interno dei punti di accesso, pur essendo prevista sulla carta, non è mai stata attuata e, dal comunicato dellla DGSIA non si evince certo che la stessa sarà operativa dal 19 luglio.

Occorrerebbe dunque, prima di chiudere i rubinetti, pensare a tutelare le garanzie di chi, alla giustizia, si affida sperando di ottenerla e che, dal processo anche se civile, sia esso cartaceo o telematico, spesso dipendono conseguenze in grado di cambiare la vita delle parti in causa.

Occorrerebbe invece, più saggiamente, prevedere delle disposizioni di legge che chiariscano la possibilità o meno di notificare un provvedimento del giudice nel suo originale informatico, chiarendo quali possano essere le conseguenze giuridiche di una notifica di un file firmato da un magistrato in formato p7m e chiarire se e come, una eventuale notifica di questo atto, possa violare la normativa sui diritti di copia.

Il quest’ultimo caso, evidentemente, possedere un file in formato p7m del procedimento di un magistrato, significherebbe possedere un file che, seppur firmato digitalmente, non potrebbe essere portato a conoscenza della controparte senza prima aver subito una asseverazione da parte del cancelliere .

Si è detto infatti che ai tempi della telematica non ha più senso parlare di originali e di copie, ma, una fictio iuris che reintroduca i due concetti nel telematico, è evidentemente l’unica strada percorribile per tutelare le garanzie delle parti, nonchè per aggiungere un altro tassello importante alla informatizzazione della giustizia, ovvero il rilascio delle copie uso notifica per via telematica evitando inutili code innanzi alle porte delle cancellerie, oltre che sprechi di carta e inchiostro per effettuare fotocopie e apporre timbri. Ma tutto ciò è veramente così difficile? Io credo di noi e voi?

P.S: ringrazio per questo articolo l’amico Massimiliano Ponchio che, oltre a gestire questo spazio con la massima disponibilità, mi ha fornito preziose indicazioni per quelle precisazioni tecniche doverose.

Nicola Gargano